Datenschutzerklärung
Fotobox-Vermietung – gemäß Art. 13 DSGVO
Verantwortlicher: Groß & Buschatz Event Solutions GbR
Anschrift: Pappelallee 32a, 10437 Berlin
E-Mail: info@frame-fotoboxen.de
Stand: 2026 | Geltungsbereich: Deutschland / EU-DSGVO
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist:
Groß & Buschatz Event Solutions GbR | Pappelallee 32a, 10437 Berlin | E-Mail: info@frame-fotoboxen.de
Ein gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter ist nicht zu bestellen, da die Voraussetzungen des § 38 BDSG i. V. m. Art. 37 DSGVO (insbesondere keine regelmäßige, systematische Verarbeitung besonderer Datenkategorien, keine Kerntätigkeit in der Datenverarbeitung) nicht erfüllt sind. Datenschutzrechtliche Anfragen richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.
2. Arten der verarbeiteten Daten
Im Rahmen des Betriebs der Photobooth verarbeiten wir ausschließlich die folgenden Datenkategorien:
• Lichtbilder (digitale Fotografien der Veranstaltungsgäste)
• Druckdaten: temporäre Verarbeitungsdaten, die ausschließlich während des Druckvorgangs im Arbeitsspeicher gehalten und spätestens 60 Minuten nach dem jeweiligen Druckauftrag automatisch gelöscht werden
• E-Mail-Adressen und/oder Mobilfunknummern, ausschließlich sofern Gäste die optionale digitale Sharing-Funktion (QR-Code/E-Mail-Versand) aktiv und freiwillig nutzen
• Buchungsdaten des Mieters (Name, Anschrift, E-Mail, Zahlungsdaten) – diese werden separat auf Basis des Mietvertrages verarbeitet (siehe Ziffer 3.4)
Hinweis gemäß § 22 und § 23 KUG (Kunsturhebergesetz): Lichtbilder von Personen dürfen grundsätzlich nur mit Einwilligung der abgebildeten Person veröffentlicht oder zur Schau gestellt werden (§ 22 KUG). Fotos, die an Veranstaltungen mit öffentlichem Charakter entstehen (z. B. Betriebsfeste, Hochzeiten, Konzerte), können unter die Ausnahme des § 23 Abs. 1 Nr. 3 KUG fallen – dies entbindet jedoch nicht von den Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO. Der Mieter als Veranstalter ist verpflichtet, seine Gäste über die Fotoaufnahmen zu informieren.
3. Zwecke, Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen
3.1 Erstellung und lokaler Druck von Fotos
Zweck: Echtzeit-Erstellung, Anzeige und Ausdruck von Lichtbildern während der Veranstaltung als vertraglich geschuldete Hauptleistung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Mietvertrages mit dem Mieter). Die Verarbeitung ist zur Erbringung der geschuldeten Leistung zwingend erforderlich.
3.2 Digitale Sharing-Funktion (QR-Code / E-Mail-Versand)
Zweck: Übermittlung einzelner Fotos per QR-Code-Link oder direkt per E-Mail auf ausdrücklichen Wunsch des jeweiligen Gastes.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Nutzung der Sharing-Funktion ist vollständig freiwillig und setzt eine aktive Handlung des Gastes voraus (Opt-in durch Eingabe der E-Mail-Adresse oder aktives Scannen des QR-Codes und Bestätigung). Eine Nutzung ohne aktive Eingabe findet nicht statt. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (vgl. Ziffer 7).
Nachweis der Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO: Die Einwilligung wird durch den Systemlog der Sharing-Funktion (Zeitstempel der Anfrage) technisch dokumentiert.
3.3 Eventdokumentation (Galerie-Funktion)
Zweck: Bereitstellung einer passwortgeschützten digitalen Galerie der Veranstaltungsfotos für den Mieter und, sofern vom Mieter freigegeben, für Gäste.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen). Die berechtigten Interessen bestehen konkret in: (a) dem Interesse des Mieters als Veranstalter an der Dokumentation und dem Teilen von Erinnerungen an seine Veranstaltung; (b) dem Interesse der Veranstaltungsgäste an der Erinnerungsn der Veranstaltung; (c) dem berechtigten wirtschaftlichen Interesse des Vermieters an der vollständigen Leistungserbringung. Eine Interessenabwägung hat ergeben, dass die Interessen der betroffenen Personen nicht überwiegen, da die Galerie passwortgeschützt ist und keine öffentliche Zugänglichkeit besteht. Betroffene können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (vgl. Ziffer 7).
3.4 Buchungs- und Vertragsdaten des Mieters
Zweck: Durchführung des Mietvertrages, Rechnungsstellung, steuerliche Dokumentation.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -erfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten gemäß § 147 AO und § 257 HGB).
Pflicht zur Bereitstellung gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO: Die Angabe von Name, Anschrift und Zahlungsdaten ist vertraglich erforderlich. Ohne diese Daten kann der Mietvertrag nicht abgeschlossen und die Leistung nicht erbracht werden.
4. Verantwortlichkeit und Auftragsverarbeitung
4.1 Verhältnis Vermieter und Mieter (Veranstalter)
Der Vermieter ist Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die technische Datenverarbeitung durch die Photobooth (Aufnahme, lokaler Druck, Cloud-Speicherung, Sharing-Funktion). Er entscheidet über Mittel und Zwecke dieser Verarbeitung.
Der Mieter als Veranstalter ist seinerseits Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Entscheidung, eine Photobooth einzusetzen, und ist gegenüber seinen Gästen gemäß Art. 13 DSGVO informationspflichtig (z. B. durch gut sichtbares Hinweisschild an der Photobooth). Eine gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO besteht nicht, da die jeweiligen Verarbeitungszwecke und Mittel getrennt bestimmt werden.
4.2 dslrBooth / LumaPix Inc. (USA) – Auftragsverarbeitung und Drittlandtransfer
Für die Sharing-Funktionen (QR-Code, E-Mail-Versand, Online-Galerie) setzen wir die Software dslrBooth der LumaPix Inc. ein. Zwischen dem Vermieter und LumaPix Inc. besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. LumaPix Inc. handelt ausschließlich auf Weisung des Vermieters.
Drittlandtransfer: Da LumaPix Inc. in den USA ansässig ist, handelt es sich um einen Transfer in ein Drittland gemäß Kap. V DSGVO. Grundlage des Transfers sind die EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Europäischen Kommission. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS 1.2 oder höher).
Umfang: Es werden ausschließlich Fotos übertragen, die vom Gast aktiv zum Teilen ausgewählt wurden. Eine automatische Übertragung aller aufgenommenen Fotos findet nicht statt.
Hinweis für den Mieter als Veranstalter: Sie sind verpflichtet, Ihren Gästen die Datenschutzinformationen gemäß Art. 13 DSGVO bereitzustellen – z. B. durch ein gut sichtbares Hinweisschild an der Photobooth. Ein Musteraushang wird Ihnen auf Anfrage kostenlos zur Verfügung gestellt. Diese Pflicht ergibt sich aus Ihrer Eigenschaft als (Mit-)Verantwortlicher für den Einsatz der Photobooth auf Ihrer Veranstaltung.
5. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:
• Lichtbilder auf dem lokalen Gerät: Unwiderrufliche Löschung spätestens 30 Tage nach der Veranstaltung. Auf begründeten Antrag erfolgt die Löschung früher, spätestens binnen 72 Stunden nach Eingang des Antrags.
• Lichtbilder in der Online-Cloud (dslrBooth/LumaPix): Löschung spätestens 30 Tage nach der Veranstaltung; LumaPix Inc. wird angewiesen, die Daten innerhalb derselben Frist zu löschen.
• Druckdaten: Automatische Löschung aus dem Arbeitsspeicher spätestens 60 Minuten nach dem jeweiligen Druckauftrag; keine dauerhafte Speicherung.
• E-Mail-Adressen und Mobilfunknummern (Sharing-Funktion): Ausschließliche Verwendung für den einmaligen Übertragungsvorgang; keine dauerhafte Speicherung nach Versand.
• Buchungsdaten des Mieters: Aufbewahrung gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (10 Jahre gemäß § 147 AO / § 257 HGB für steuerrelevante Unterlagen; 6 Jahre für sonstige Geschäftsbriefe). Nach Ablauf der Frist werden die Daten unverzüglich gelöscht.
6. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs, Art. 32 DSGVO)
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten:
• Verschlüsselung der Übertragung: Sämtliche Datenübertragungen (Sharing-Funktion, Cloud-Upload) erfolgen verschlüsselt über TLS 1.2 oder höher.
• Zugriffsbeschränkung: Das Photobooth-Gerät ist durch ein Betriebssystem-Passwort sowie eine Kioskmodus-Sperre gesichert. Administrativer Zugriff ist ausschließlich dem Vermieter vorbehalten.
• Physische Sicherheit: Das Gerät verbleibt während der Mietzeit im Aufsichtsbereich des Mieters; die Haftungsregelung des Mietvertrages stellt sicher, dass unbefugter Zugriff Dritter verhindert wird.
• Löschkonzept: Gelöschte Daten werden nicht gesichert und sind nicht wiederherstellbar. Auf Anfrage stellen wir einen Nachweis der Dateilöschung zur Verfügung.
• Minimierung: Es werden ausschließlich Daten erhoben, die für den jeweiligen Zweck unbedingt erforderlich sind (Datenminimierungsgebot gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Auftragsverarbeitung: Alle Dienstleister (LumaPix Inc.) sind per AVV zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet und werden regelmäßig auf Compliance überprüft.
7. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben gegenüber uns die folgenden datenschutzrechtlichen Rechte. Zur Geltendmachung wenden Sie sich bitte an: [E-Mail-Adresse]. Wir bearbeiten Ihre Anfrage unverzüglich, spätestens binnen eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten sowie eine Kopie dieser Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Ergänzung unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO – „Recht auf Vergessenwerden“): Sie können die sofortige Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Bei Bilddaten erfolgt die Löschung spätestens binnen 72 Stunden nach Eingang des Antrags.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können verlangen, dass Ihre Daten nur noch gespeichert, aber nicht mehr verarbeitet werden.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Soweit die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht, können Sie Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten oder die Übertragung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 Abs. 1 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse) jederzeit widersprechen. Wir stellen die Verarbeitung dann ein, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.
• Widerspruch gegen Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2 DSGVO): Wir betreiben keine Direktwerbung auf Basis Ihrer Veranstaltungsdaten. Sollte sich dies ändern, haben Sie das Recht des jederzeitigen Widerspruchs, dem wir unverzüglich nachkommen müssen.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung (z. B. für die Sharing-Funktion) kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Sie haben das Recht, sich jederzeit bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, ohne dass Ihnen hierdurch Nachteile entstehen.
Zuständige Behörde (Sitz des Verantwortlichen in Berlin):
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI)
Alt-Moabit 59–61 | 10555 Berlin | www.datenschutz-berlin.de | mailbox@datenschutz-berlin.de
9. Minderjährige und besondere Datenkategorien
Unser Angebot richtet sich nicht gezielt an Minderjährige unter 16 Jahren. Soweit bei Veranstaltungen Minderjährige fotografiert werden, gilt: Die Einwilligung der Erziehungsberechtigten ist gemäß Art. 8 DSGVO i. V. m. § 22 KUG vor der Aufnahme einzuholen. Diese Pflicht obliegt dem Mieter als Veranstalter. Der Vermieter weist ausdrücklich darauf hin, dass bei Veranstaltungen mit Kindern entsprechende Hinweisschilder aufgestellt und ggf. Einwilligungen dokumentiert werden müssen.
Besondere Datenkategorien gemäß Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, biometrische Daten zur Identifikation) werden von uns nicht verarbeitet. Lichtbilder stellen in der Regel keine biometrischen Daten zur eindeutigen Identifikation dar, da wir keine Gesichtserkennung einsetzen.
10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)
Wir setzen keine ausschließlich automatisierte Verarbeitung einschließlich Profiling ein, die rechtliche Wirkung gegenüber Personen entfaltet oder diese in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Sämtliche relevanten Entscheidungen werden von Menschen getroffen.
11. Datenpannen und Meldepflichten (Art. 33/34 DSGVO)
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (Datenpanne) sind wir gemäß Art. 33 DSGVO verpflichtet, die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden zu informieren, sofern die Verletzung voraussichtlich ein Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen darstellt. Stellt die Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko dar, werden betroffene Personen gemäß Art. 34 DSGVO unverzüglich benachrichtigt.
Datenpannen melden Sie bitte unverzüglich an: [E-Mail-Adresse] (z. B. wenn ein Gäst bemerkt, dass auf dem Gerät gespeicherte Fotos von Unbefugten eingesehen wurden).
12. Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO)
Wir führen ein internes Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO. Dieses steht der Aufsichtsbehörde auf Anfrage zur Verfügung. Vertragspartner und Betroffene können auf Anfrage Auskunft über die sie betreffenden Verarbeitungen erhalten.
13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist:
Groß & Buschatz Event Solutions GbR | Pappelallee 32a, 10437 Berlin | E-Mail: info@frame-fotoboxen.de
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Rechtslage, bei neuen Gerichtsentscheidungen oder bei Änderungen unserer Leistungen und eingesetzten Dienste anzupassen. Wesentliche Änderungen werden bestehenden Kunden per E-Mail mitgeteilt. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website veröffentlicht und wird auf Anfrage zugesandt. Die Veröffentlichung der aktuellen Version ersetzt alle früheren Fassungen.
Stand: 2026